Privacyverklaring
Deze verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze verklaring informeren wij u nader over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Bewust omgaan met privacy staat bij Eikmans Juristen B.V. (hierna: Eikmans Juristen) hoog in het vaandel.
Mocht u toch nog vragen hebben dan kunt u ons een e-mail sturen: info@eikmansjuristen.nl.
Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?
Uitvoering van overeenkomsten
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten in het kader van juridische dienstverlening en mediation. Wij verwerken uw (bedrijfs)naam, telefoonnummer, adres, e-mailadres, eventuele financiële of fiscaal relevante gegevens, en de daarbij behorende correspondentie.
Mediationdossier
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerkt de mediator die uw zaak behartigt persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Wij gebruiken deze gegevens omdat deze nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst of het sluiten of afwikkelen daarvan. Wij bewaren deze gegevens zolang als nodig om onze diensten en overeenkomsten goed uit te kunnen voeren. Na beëindiging van de overeenkomst vernietigen wij deze gegevens met de grootste zorg, tenzij we wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.
Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen.
Als u deze toestemming niet geeft en de overeenkomst niet tekent, kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft ten allen tijde het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
U kunt uw toestemming intrekken door dit schriftelijk kenbaar te maken aan info@eikmansjuristen.nl.
Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Uw bezoek op onze website
Wij verkrijgen algemene gegevens van de bezoekers van onze website. Het gaat dan om IP-adressen, het tijdstip waarop u onze website bezoekt, en eventuele gegevens die u achterlaat ( bijvoorbeeld via het contactformulier).
Wij gebruiken deze gegevens om onze website te optimaliseren en u van dienst te kunnen zijn. Wij anonimiseren deze gegevens en geven ze niet aan derden. Wij doen dit op basis van ons legitiem belang om onze dienstverlening via onze website te kunnen optimaliseren. Alle gegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard, en na gebruik gelijk vernietigd.
Uw bezoek op onze website
Wij plaatsen c.q. gebruiken geen cookies op onze website.
Contactformulier
Op onze website staat een contactformulier. Indien u contact met ons op wilt nemen kunt u daar uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer noteren. Deze gegevens komen bij ons terecht zodat wij contact met u op kunnen nemen. Hierna worden deze gegevens door ons verwijderd en vernietigd, tenzij u een dienst bij ons afneemt. Dan gebruiken wij deze gegevens voor uw klantendossier.
Bewaartermijnen en minimale verwerking van persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk. Daarnaast trachten wij zo min mogelijk persoonsgegevens van u te verzamelen en te bewaren. Wij vragen enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden.
Mediationdossier
Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende drie jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn.​
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Verstrekking aan derden
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider.
Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden, behalve als dat nodig is voor een dienst ( bijvoorbeeld persoonsgegevens die naar de rechtbank, een advocaat, een fiscalist, een notaris of een financieel adviseur/accountant moeten worden gestuurd), we zullen u daar vooraf over informeren. Het kan ook zijn dat we wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsverzoek.
Wij verkopen onze data nooit aan partijen voor commerciële doeleinden.
Onze beveiliging
Wij trachten uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Hiervoor hebben wij verschillende maatregelen getroffen. Wij maken alleen gebruik van een Nederlandse of Europese server. ( geen Amerikaanse servers) Wij verwerken nadrukkelijk geen persoonsgegevens buiten de Europese Unie. Ook versturen wij belangrijke bestanden versleuteld en zijn onze schermen (computers en telefoons) voorzien van wachtwoorden die we regelmatig wijzigen. Wij vergrendelen ons scherm bijvoorbeeld als we even van onze plek zijn en maken iedere maand een nieuw wachtwoord. Daarnaast worden onze computers beveiligd met antivirus software en vinden er wekelijks updates plaats van onze beveiligde systemen. We houden eventuele onregelmatigheden nauw in de gaten en hebben een procedure ingericht voor het geval er sprake zou zijn van een datalek. Ook hebben wij door middel van autorisaties getracht de toegang tot uw dossier te beperken tot de jurist die uw zaak behartigd.
Indien er onverhoopt toch sprake zou zijn van een datalek, dan zullen wij zo spoedig mogelijk passende maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om verder lekken te voorkomen. Ook zullen wij trachten te achterhalen hoe het datalek zich heeft kunnen voordoen. Indien noodzakelijk zullen de betrokkenen op de hoogte worden gebracht.
​
Tot slot is ons pand beveiligd met een high-tech alarmsysteem zodat wij het ook inbrekers niet gemakkelijk maken.
Uw rechten die voortvloeien uit de AVG
Rechten van betrokkenen
U heeft de volgende rechten:
a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Verder kunt u de eerder door u verleende toestemming intrekken door dit schriftelijk kenbaar aan ons te maken. Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Van belang is echter dat u aan kunt tonen wie u bent. Dat kunt u doen door u te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Wij maken geen kopie van dit document, wij willen slechts kunnen vaststellen dat u inderdaad de persoon bent die u pretendeert te zijn.
Wij willen namelijk geen persoonsgegevens in verkeerde handen laten vallen. U kunt na een ingediend verzoek binnen 4 weken een schriftelijke reactie van ons ontvangen. Indien uw verzoek complex is, hebben we nogmaals 4 weken de tijd om te reageren. Indien u op ons kantoor kennis wilt nemen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken verzoeken wij u tijdig een afspraak met ons in te plannen.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.